Power BIのアラート機能は知っていますでしょうか?
設定した数字を超えたらメールで知らせてくれる機能です。
- Power BIは分析するツール
- ダッシュボードで情報を一覧するツール
と考えていた人には盲点の機能かと思います。
アラート機能は実務ではすごく便利です。
- エラーの状態が発生したらメールをする。
- 残業しすぎの人がいたらアラートメールをする
といった風に活用方法がいろいろあります。
今回はアラート機能の使い方を紹介します。
アラートの注意点
設定には5つの注意点があります。
1. タイル、ゲージ、KPIのグラフにしか使えません
覚え方は数字を一つのみ出しているグラフです。覚えやすいですね。
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-27.png)
2. Power BIサービスでしか使えません。月額課金の有料サービスです
3. ダッシュボードでしか使えません。レポートでは使えません
レポートを作成したら、そこからダッシュボードを作成してください。
4. アラートが送信されるのは本人のみです
他の人には送信できないので、自分で設定してもらってください。
*最後に回避方法を書きましたので参考にしてください
5. アラートのチェックはデータ更新のタイミングです
Power BI上のデータ更新がないとアラートは実行されません。
アラートの設定方法
Webのダッシュボードに移動します。
対象のグラフの右上の設定アイコンから、「アラートを管理」で設定画面が開きます
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-28-1024x354.png)
開いた画面で設定をします。
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-31.png)
- アラートルールの追加
- アラートタイトル
メールの表題やアラートの表題になります - 条件を設定
しきい値の値を含みません。
例)しきい値:0
データ :0
メールは送信されません。 - 通知の最大頻度
チェックはデータが更新されるたびに実行されます。
頻繁にアラートが出されるとたいへんなので、受け取る頻度を設定します。
例)24時間に1回で設定。
データ更新が7日に1回。
→ 7日に1回アラートが実行されます - メールも受け取る
アラートはスマホのアプリとWebサイト上に通知されます。
気がつきにくいので、メールにチェックをつけておいた方がいいです。
【スマホアプリの通知画面】
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-32.png)
【メールの内容】
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-33.png)
応用的な使い方
通知を全員に送る
アラート設定をしても通知は自分にしかきません。
上司や同僚にメールを飛ばしたい時に、全員に設定作業してもらうのはたいへんです。
Power Automateを利用すれば全員にメールを送信できます。
「アラートルール」の設定の一番下にPower Automateの設定画面がありますのでそちらから設定できます。
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-34.png)
Power Automateの画面が開いたら、「新しいステップ」を選択します。
【メールを送信する場合】
Outlookで検索して「メール送信」を選びます
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-35.png)
【Teamsに登録する場合】
Teamsで検索して「メッセージを投稿する」を選択する
![](http://www.katalog.tokyo/wp-content/uploads/2020/12/image-36.png)
まとめ
アラート機能を使うには次の注意点があります。
1. タイル、ゲージ、KPIのグラフにしか使えません
2. Power BIサービスでしか使えません。月額課金の有料サービスです
3. ダッシュボードでしか使えません。レポートでは使えません
4. アラートが送信されるのは本人のみです
5. アラートのチェックはデータ更新のタイミングです
Power Automateと連動して全員にメール送信やTeamsにメッセージ送信などできますので、アイディア次第で作業を自動化できますのでぜひ試してください。