Power BI道場 Power BI for Excelとは何か? 使う理由を解説

Power BI

Power BI for ExcelはPower BIのデータをExcelに取り込む機能です。

この機能はPower BI Pro(有料版)を利用の方しか使えません。

全体構造

ここで多くの方は疑問に思うはずです。

Excel分析をなくすためにPower BIを導入するのに、なぜExcelにダウンロードするのか?

インストールの説明後、この理由について解説していきます。

基礎 Power BI for Excelのインストールと解説

Power BI for Excelのインストール

Power BI for ExcelはExcel機能のアドインです。

Microsoftの説明ページを見たい方はこちらから参照できます。

Power BIのWebからダウンロードしてインストールします。

  1. 自社のPower BIのサイトにログイン
  2. 右上のダウンロードアイコンを選択
  3. 「Excel 更新プログラムで分析」をクリック
  4. 「Download」をクリック
  5. ダウンロードされたファイルをクリックしてインストールします。

インストール完了後、Excelをダウンロードします。

*レポートのレイアウトはExcelに入っていません。
 あくまでデータセット情報のみです

レポートのタグを選択後、Excelのアイコンをクリックする。

ダウンロードしたExcelは、次のようにピボットテーブル形式となってます。

フィールドにはPower BIのデータモデルが入っています。

このExcelを加工して利用します。

次回からは再ダウンロードする必要はありません。

デフォルトはExcelを開いたタイミングで、自動で最新データを取り込みます。

どうしてExcelの機能が使われるのか?

Power BI for Excelの使用方法はPower BIをデータベースとして使っています。
OracleやSql serverなど他のデータベース製品を使う方が一般的です。

利用者にとってPower BIの一番のメリットは
❝データが高速に返ってくる❞
ということです。

だんだんと明細データをとるためにPower BIを使う利用者が増えてきます。

それが発展してExcelで直接データをとりたいという要望が生まれます。

その要望を満たすのがPower BI for Excelです。

余談

Power BIは普及するにつれて、下記のように利用者が広がっていきます。

応用 Q&A

移動中のフィールドは、レポートのその領域には配置できません。

ピボットテーブルの値に項目を入れたときに、
「移動中のフィールドは、レポートのその領域には配置できません。」
というエラーがでる時があります。

値にはメジャーしか設定できません。

メジャーの項目はピボットテーブル上で次のように表示されます。

このエラーを解決するにはPower BI上でメジャーを作成します。

  1. 「新しいメジャー」を選択
  2. 計算式を入力する
     メジャー名 = 集計関数([項目名])
     例) 更新の表示_SUM = SUM([更新の表示])
メジャー名新しい項目名をつけます
集計関数SUM : 合計
MAX : 最大
MIN: 最小
COUNT : 件数
項目名集計対象の数字

ピボットテーブルでは集計方法を選択できません。
合計と個数のデータを使いたい場合は、2つのメジャーをPower BI上で作成してください。

Excelを開いた時にデータを自動更新したくない

Excelを開いたタイミングでPower BIに接続してデータを更新します。

データが月次で更新される場合など、自動更新をやめたい事があります。

Excelで次のように設定を変えることで変更できます。

  1. ピボットテーブルを右クリックする
  2. ポップアップメニューから「ピボットテーブルオプション」を選択する
  3. 「データ」タブを選択する
  4. 「ファイルを開く時にデータを更新する」のチェックを外す
  5. データ更新したい場合は、右クリックメニューの「更新」をクリックする

応用 具体的な活用例を紹介

Power BI for Excelの使い方を一つ紹介します。

  • Power BIだから分析のグラフを提供しないといけない
  • Excelのピボット機能を使わないといけない

という考えに縛られていないでしょうか?

この方法は
「明細情報を提供する」
に目的を絞るというものです。

ピボットテーブルのダブルクリックで明細情報を出力する機能を使用します。

作り方:図の黄色の吹出し

  1. Excelのピボットテーブルで値に件数の項目のみ設定する
  2. 「スライサーの挿入」から、抽出条件の画面を作る

使い方:図の緑の吹出し

  1. 検索条件を指定
  2. ダブルクリック
  3. 明細表示されたデータを利用する

まとめ

Power BI for Excelのインストールと使い方を紹介しました。

Power BI for ExcelはPower BIをデータベースとして使います。

ですのでExcelの拡張機能と考えて活用方法を考えるといいです。

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